Главная /
Рефераты / Системы управления электронными документами и автоматизации деловых процессов
Системы управления электронными документами и автоматизации деловых процессов
В корпоративных компьютерных сетях весьма важной является проблема управления деловой информацией, решением которой занимаются системы управления электронными документами и системы автоматизации деловых процессов.
Система управления электронными документами (Electronic Document Management Systems, EDMS) это набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, накопления, хранения, обработки и пересылки электронных документов [12].
Следует различать понятия неформализованного (произвольного) и служебного (официального) электронного документа. Неформализованный электронный документ это любое сообщение, записка, текст, записанный на машинном носителе.
Под служебным электронным документом понимается записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями.
Определим понятие электронного документа. Согласно Федеральному закону № 1 -ФЗ от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи», электронным является документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. С точки зрения законодательства, определение подобрано удачно, однако его необходимо уточнить.
Под электронным документом (ЭД) будем понимать структурированный информационный объект, в соответствие которому может быть поставлена совокупность файлов, хранящихся на жестком диске компьютера. Необходимым признаком ЭД является «регистрационная карточка», состоящая из реквизитов документа, содержащих перечень необходимых данных о нем.
Электронные документы по сравнению с бумажными обладают следующими преимуществами:
¦ более низкая стоимость и время передачи электронного документа из одного места в другое;
¦ более низкая стоимость и время тиражирования ЭД;
¦ более низкая стоимость архивного хранения ЭД;
¦ возможность контекстного поиска;
¦ новые возможности защиты документов;
¦ упрощение подготовки ЭД в сочетании с широкими возможностями;
¦ принципиально новые возможности представления ЭД. Документ может иметь динамичное содержание (например, аудио-, видеовставки).
Основные принципы построения системы электронного документооборота:
¦ соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;
¦ распределенность;
¦ масштабируемость;
¦ модульность;
¦ открытость;
¦ переносимость на другие аппаратные платформы.
Рассмотрим классификацию систем управления электронными документами, использующую следующие признаки (см. рис. 10.1). 1. Масштаб.
Поданному признаку различают корпоративные системы, системы для средних предприятий и системы для организации персонального документооборота. Для корпоративных характерно привлечение системных интеграторов для адаптации системы на предприятии, высокие требования к аппаратным и программным средствам, широкий диапазон выполняемых функций, реализация информационных технологий, составляющих основу системы на «промышленном» уровне, высокая цена, поэтому приобретение корпоративной системы могут позволить себе только крупные предприятия. К корпоративным можно отнести системы Documentum, DocuLive. Для некоторых предприятий функциональность корпоративной системы может оказаться избыточной, поэтому им целесообразнее приобрести более дешевую систему для средних предприятий. Примером такой системы является «Эффект-Офис».
211
Системы для организации персонального документооборота предназначены для индивидуального использования. В данных системах могут отсутствовать некоторые функции, важные с точки зрения делопроизводства.
Признаки классификации
Масштаб
Архитектура
Тип баз данных,
используемых
системой (СУБД
может быть
сторонней или
собственной
разработки)
Технологии
работы
с электронными
документами
Корпоративные
Для средних предприятий
Для организации персонального документооборота
Функционирующие на специальных программных платформах
Самостоятельные приложения
Использующие
реляционные
БД
Использующие документальные БД
Системы
управления
электронными
документами
(EDMS)
Системы автоматизации делопроизводства
Системы
автоматизации
деловых
процессов
(Workflow
management)
Электронные архивы
Системы
управления
записями
(Records
management)
Системы
управления
«образцами»
документов
(Imaging
system)
Рис. 10.1. Классификация систем управления электронными документами
212
Похожие рефераты:
